Pflichtangaben auch in Telefaxen und E-Mails
Seit dem 1. Januar 2007 müssen Geschäftsbriefe aller Art, also auch Telefaxe und E-Mails, die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben enthalten.
Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) hat nicht nur das Registerrecht neu geordnet, sondern auch andere Änderungen mit sich gebracht. Seit dem 1. Januar 2007 müssen Sie in jeder Form von Geschäftsbriefen Mindestangaben machen. Während bisher lediglich für Geschäftsbriefe Pflichtangaben vorgeschrieben waren, sind nun auch Telefaxe und E-Mails miterfasst. Dabei müssen die Angaben deutlich lesbar sein; eine an die E-Mail angehängte Visitenkarte oder ein Link auf das Impressum der Website genügen nicht.
Das EHUG hat verschiedene Vorschriften im HGB, AktG, GmbHG und Genossenschaftsgesetz angepasst, sodass die Pflicht für Mindestangaben in Geschäftsbriefen nun für alle im Handelregister eingetragenen Unternehmen gilt. Zu diesen Pflichtangaben gehören
der vollständige, im Handels-, Partnerschafts- oder Genossenschaftsregister eingetragene Firmenname,
der Rechtsformzusatz (e.K., KG, OHG, GmbH, AG etc.),
der satzungsmäßige Sitz des Unternehmens,
Registergericht und Registernummer des Unternehmens (also nicht einer Zweigniederlassung, falls diese auch eingetragen ist),
bei Kapitalgesellschaften auch die Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder (einschließlich Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzendem) mit ausgeschriebenem Vor- und Nachnamen.
Fehlende Pflichtangaben kann das Handelsregistergericht mit Zwangsgeld ahnden. Zudem sind wettbewerbsrechtliche Abmahnungen mit erheblichem Kostenaufwand denkbar. Kleingewerbetreibende, die nicht mit einer Firma im Handelsregister eingetragen sind, sind von den Änderungen ausgenommen. Sie müssen dafür ab dem 22. Mai 2007 auf allen Geschäftsbriefen neben dem ausgeschriebenen Vor- und Zunamen auch eine ladungsfähige Anschrift angeben.